Web Conference: 8 consigli su come partecipare - Borsa&Finanza
Cerca
Close this search box.

Web Conference: 8 consigli su come partecipare

Partecipanti a una video-conferenza

Specie dopo l’arrivo della pandemia, partecipare a una web conference è diventato più frequente e i programmi per conferenze e videoconferenze online si sono moltiplicati a vista d’occhio. Le funzionalità di questi strumenti possono variare molto fra di loro, ma di base tutti offrono la possibilità di comunicare, via audio-video, con un numero variabile di persone attraverso una semplice connessione Internet.

I più famosi programmi di web conference del momento sono anche gratuiti:

Come si fa a partecipare a una web conference? Basta cliccare su un link o inserire in una determinata pagina un codice che ci verranno forniti dagli organizzatori, secondo le modalità da loro scelte (via mail o via chat). Si può anche avviare una conferenza di propria iniziativa e poi invitare altri partecipanti attraverso il loro indirizzo e-mail. In alcuni casi, si può partecipare anche via smartphone, fornendo il proprio numero di telefono.

Videoconferenze Google Meet
Avvio o partecipazione di una nuova riunione su Google Meet.

Le linee guida proposte qui di seguito ti aiuteranno a migliorare la tua esperienza di partecipazione alle web conference, specie quelle che riuniscono molti partecipanti (ad esempio una lezione online, un webinar o una vera e propria conferenza con centinaia di partecipanti!).

1. Impostare un reminder

La prima cosa da fare è quella di ricordarsi di connettersi alla conferenza nell’orario giusto, anche per non arrecare eventuali problemi agli altri partecipanti. Il consiglio è quello di impostare un reminder che ti avvisi dell’imminente inizio della conferenza. Puoi farlo avvalendoti di una sveglia o di un orologio personale, oppure puoi impostare un’alert tramite un software come ad esempio Google Calendar, che avverte in modo automatico quando abbiamo un appuntamento imminente.

La cosa migliore da fare è impostare il reminder il prima possibile, senza procrastinarne l’inserimento in agenda per non rischiare di “bucare” la partecipazione alla conferenza o presentarsi in ritardo all’incontro. Se i nostri interlocutori si trovano in zone diverse del mondo, attenzione anche al fuso orario!

2. Trovare un ambiente silenzioso

Quando si avvicina il momento della conferenza, il consiglio è quello di spostarsi (se non lo si è già) in un ambiente silenzioso, possibilmente dove possiamo stare da soli. Altrimenti, è buona regola munirsi di cuffie e microfono e impostarle in modo da non disturbare gli altri presenti, parlando in tono pacato e senza mai alzare troppo la voce.

Se nella stanza ci sono altre persone che partecipano alla conferenza, in alcune situazioni è meglio usare un unico dispositivo per tutti, al fine di evitare che le diverse voci si sovrappongano e l’audio diventi incomprensibile per chi ascolta.

L’alternativa è quella di avere ognuno le proprie cuffie e microfono, in modo da non disturbare gli altri partecipanti. Attenzione però a non sovrapporsi quando si parla!

3. Verificare il collegamento Internet

Il terzo consiglio di base quando si partecipa a una web conference è quella di assicurarsi che il nostro collegamento al server sia ottimale e stabile, in modo da non ricevere audio scricchiolanti o video sgranati.

Verifichiamo quindi che il nostro dispositivo (telefono, tablet, PC…) abbia una buona recezione Internet o che il collegamento wi-fi abbia delle buone prestazioni.

4. Collegarsi senza video

Il quarto consiglio non è sempre applicabile, a seconda delle condizioni e dei motivi della conferenza a cui si partecipa, ma è bene tenerlo a mente.

In genere, quando si accetta l’invito a partecipare alla conferenza, è bene unirsi solamente tramite chiamata vocale. Il simbolo da cliccare è quello del telefono e non quello delle telecamera.

Ma perché? Ancora una volta la risposta sta nella qualità della connessione: se non è ottimale per tutti i partecipanti (cosa che si verifica spesso), è possibile che la comunicazione venga interrotta o salti a più riprese. Evitiamo quindi l’utilizzo della webcam, a meno che non serva per scopi specifici (ad esempio se siamo il presentatore di un webinar o dobbiamo condividere lo schermo).

Conferenza online con diversi partecipanti video
Spegnere il collegamento video a volte può essere d’aiuto alla connessione

5. Ricordarsi le buone maniere

Essere in (video)conferenza online è un po’ come riunirsi nella stessa stanza. È quindi buona regola salutare gli altri partecipanti, anche avvalendosi dei vari mezzi messi a disposizione dal software scelto, ad esempio tramite una chat.

Questo è un buon momento anche per attendere risposta e verificare che connessione e audio siano di qualità.

6. Silenziare il proprio microfono…

Quando si partecipa a una conferenza con più di due partecipanti, è bene ricordarsi di silenziare il proprio microfono.

Questo è importante per diversi motivi. Tra le altre cose:

  • si filtrano rumori di sottofondo indesiderati
  • si aiuta gli altri partecipanti a capire chi ha la parola in quel momento
  • si evitano “echi” e altre interferenze che disturberebbero la conversazione
Microfono professionale usato in conferenza
Imparare a usare il microfono è fondamentale per le web conferences

7. …e ricordarsi di riattivarlo!

Il consiglio finale è di “segnalare” agli altri quando si vuole prendere la parola (alcuni tool permettono di “alzare la mano” per avvertire un moderatore che si vuole farlo).

A quel punto si può riattivare il proprio microfono per parlare senza il rischio di disturbare la conversazione. Alla fine, basta solo ricordarsi di silenziare nuovamente l’audio.

8. Uscire dalla conferenza

Una volta conclusasi la web conference, basta cliccare il simbolo del telefono per abbandonare la stanza virtuale e uscire dalla conferenza.

 

Questi semplici punti consentono di partecipare attivamente e passivamente a qualsiasi conferenza senza arrecare alcun disagio agli altri partecipanti. Tu hai qualche consiglio aggiuntivo?

 

 

AUTORE

Redazione

Redazione

Composta da professionisti dell’informazione finanziaria di lungo corso, la redazione di Borsa&Finanza segue in modo trasversale i contenuti offerti dal portale. Oltre a seguire le news e le novità più importanti del panorama finanziario italiano e internazionale, il team dedica ampio spazio a realizzare guide e approfondimenti educational utili a migliorare le conoscenze degli investitori sia sul fronte della finanza personale che su quello degli investimenti, spiegando strutture, funzionamento, pregi e difetti dei diversi strumenti finanziari presenti sul mercato.

ARTICOLI CORRELATI

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *