Il rimborso spese è un terreno insidioso per chi lavora in regime forfettario. In alcuni casi sembrano del tutto legittimi, in altri finiscono per aumentare il reddito imponibile. Dal 2025 una modifica normativa ha aggiunto un nuovo elemento fiscale, ma non ha chiarito del tutto la posizione dei contribuenti forfettari.
Ma quando il rimborso è ammissibile? Quali spese si possono chiedere al cliente senza rischiare conseguenze fiscali? E quali errori di fatturazione possono trasformare un’entrata neutra in un ricavo tassato?
In questo articolo:
- Novità 2025 e cosa significano per i forfettari
- Tipologie di rimborso spese e trattamento fiscale
- Come fatturare i rimborsi nel regime forfettario
- Obblighi dichiarativi e attenzione alle soglie
- È possibile il rimborso spese in regime forfettario?
Novità 2025 e cosa significano per i forfettari
La nuova regola introdotta quest’anno riguarda il rimborso spese anticipato per conto del cliente: se fatturati in modo analitico e adeguatamente documentati, non concorrono a formare il reddito imponibile. Il problema è che la norma è stata scritta pensando ai professionisti in regime ordinario e inserita nell’articolo 54 del TUIR.
Il regime forfettario, invece, è disciplinato dalla Legge 190/2014, e non è stato aggiornato per recepire questa novità. Risultato: per i forfettari, le regole restano quelle già previste. Alcuni rimborsi possono restare fuori dall’imponibile, ma la maggior parte rientra nei ricavi e incide sul calcolo dell’imposta e sulla soglia di permanenza.
Tipologie di rimborso spese e trattamento fiscale
Per capire se un rimborso è possibile senza tassazione, bisogna distinguere la natura della spesa.
Rimborsi non imponibili
Sono quelli relativi a spese anticipate per nome e per conto del cliente. Qui il professionista agisce solo come intermediario, pagando a un ente o a un fornitore una somma dovuta direttamente dal cliente. La ricevuta o fattura deve essere intestata al cliente e la voce in fattura deve riportare chiaramente che si tratta di “anticipi per nome e conto del cliente”.
Esempi: imposte di registro, diritti di segreteria, contributi unificati, marche da bollo.
Rimborsi imponibili
Rientrano tutte le altre spese sostenute per svolgere l’attività, anche se rimborsate dal cliente. Viaggi, pernottamenti, pasti, noleggi e materiali rientrano nei ricavi imponibili, perché nel forfettario non si deducono costi in modo analitico. Il totale, comprensivo di questi rimborsi, è soggetto al coefficiente di redditività previsto per il codice ATECO e conta nel limite degli 85.000 euro annui.
Come fatturare i rimborsi nel regime forfettario
La fattura è lo strumento che decide la sorte fiscale di un rimborso. Una voce mal indicata può trasformare una spesa non imponibile in reddito tassato.
Per le spese anticipate per conto del cliente, occorre:
- inserirle come voce separata;
- usare la dicitura specifica “anticipi per nome e conto del cliente”;
- conservare e, se possibile, allegare la documentazione intestata al cliente.
Per le spese legate all’attività, invece, l’importo va sommato ai compensi imponibili. La distinzione deve essere evidente anche per evitare contestazioni in caso di controlli fiscali.
Obblighi dichiarativi e attenzione alle soglie
Anche se un rimborso non è imponibile, non significa che possa essere ignorato in dichiarazione. I forfettari devono compilare il quadro RS del modello Redditi PF, indicando tutte le spese sostenute nell’anno, comprensive di Iva. Non farlo comporta una sanzione di 250 euro. Inoltre, i rimborsi imponibili fanno salire il totale dei ricavi. Superare la soglia di 85.000 euro significa uscire dal regime agevolato dall’anno successivo; superare i 100.000 euro comporta la decadenza immediata, con obbligo di passare al regime Iva ordinario.
È possibile il rimborso spese nel regime forfettario?
Sì, ma con regole precise. I rimborsi per spese anticipate per conto del cliente, se documentati e correttamente indicati, non sono tassati. Tutti gli altri rimborsi rientrano nel reddito imponibile e incidono sia sull’imposta sia sul limite di fatturato.
La vera differenza sta nella gestione: fatturazione corretta, documentazione tracciabile e conoscenza delle regole sono ciò che permette di ottenere un rimborso senza trasformarlo in un problema fiscale. Nel forfettario, la linea di confine è sottile e basta poco per superarla.
