Oltre ad essere uno strumento importante nelle comunicazioni ufficiali con le pubbliche amministrazioni, la PEC è da tempo obbligatoria per alcune categorie lavorative. La legge di bilancio 2025, approvata in via definitiva dal Parlamento, ha introdotto tra le sue misure un allargamento dell’obbligo di posta elettronica certificata a determinate figure professionali, con l’obiettivo di favorire la digitalizzazione e la semplificazione delle comunicazioni tra cittadini e imprese e PA.
PEC obbligatoria: dal 2025 nuove regole
Fino ad oggi i soggetti obbligati a possedere un indirizzo PEC erano le pubbliche amministrazioni, le nuove società, i professionisti iscritti a ordini, albi e collegi, le ditte individuali (compresi gli artigiani) e le Partite IVA iscritte al Registro delle Imprese. Restano esclusi i privati cittadini e le Partite IVA in regime forfettario. La legge di bilancio 2025 (la legge 30 dicembre 2024, n. 207) entrata in vigore dal 1° gennaio, modifica al comma 860 dell’articolo 1 l’articolo 5, comma 1, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 che regola l’obbligo di posta elettronica certificata.
Nella strategia del governo per l’innovazione tecnologica e la trasparenza nei rapporti societari, la manovra allarga il campo dei soggetti obbligati ad attivare una PEC, includendo gli amministratori delle imprese costituite in forma societaria. Come si legge nel testo della legge di bilancio 2025, “all’articolo 5, comma 1, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono aggiunte, in fine, le seguenti parole: «nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria»”.
Amministratori di società: scatta obbligo di PEC
Con la modifica attuata, gli amministratori di società devono dotarsi per legge di una PEC personale e comunicarla al Registro delle Imprese, al pari delle ditte individuali e delle Partita IVA. L’obbligo vale anche per gli organi collegiali come i Consigli di Amministrazione: ogni componente di un CdA è quindi tenuto a registrare un indirizzo individuale di posta elettronica certificata e a comunicarlo. Resta da capire se la norma vada interpretata in maniera estensiva e come comportarsi in casi specifici, come di una persona che è amministratore o amministratrice di più società.
L’obbligo di PEC per gli amministratori di società non si dovrebbe limitare alle società costituite dopo il 1° gennaio 2025, data di entrata in vigore della legge di bilancio, ma anche alle società già esistenti. Per le circostanze di una persona amministratore o amministratrice di più società, il legislatore è chiamato a chiarire il comportamento preciso da adottare, ovvero se è sufficiente comunicare un unico indirizzo PEC al Registro delle Imprese oppure ogni amministratore deve avere più PEC, ciascuna associata al ruolo svolto all’interno delle singole imprese costituite in forma societaria.
Le sanzioni per chi non comunica la PEC
L’assenza di una PEC al momento di un controllo e la mancata comunicazione dell’apertura al Registro delle Imprese comportano una sanzione amministrativa. La multa ha un importo pari al doppio della sanzione prevista dall’articolo 2630 del Codice Civile, approvato dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 262. Le sanzioni vanno da un minimo di 206 euro a un massimo di 2.065 euro. Nella stessa norma, le multe vengono aumentate di un terzo nei casi di omesso deposito dei bilanci.
Lo scopo della manovra 2025 è aumentare la trasparenza societaria e incrementare l’efficienza amministrativa. Con il lancio del nuovo obbligo, le imprese (in particolare quelle di grandi dimensioni, con numerosi amministratori) devono aggiornare i registri e i sistemi interni per fare in modo che gli indirizzi PEC degli amministratori siano correttamente catalogati e utilizzati. La spesa per generare uno o più indirizzi di posta elettronica certificata sono ancora contenute: ecco qual è la PEC più economica sul mercato e come fare per avere una PEC gratuita.
